Conservation des données.
Ce calendrier constitue la politique adoptée par Carakal selon la finalité, les instructions du garage et les obligations applicables.
Version du 2 septembre 2026.
Les lignes indiquées comme automatisées sont appliquées par le service de purge. Les autres durées constituent des instructions de conservation à exécuter par le garage ou par une procédure administrative de MH-CORP ; elles ne doivent pas être présentées comme automatiques tant que le mécanisme correspondant n’existe pas.
1. Principes
- La conservation active correspond à la période pendant laquelle une donnée reste directement accessible aux utilisateurs autorisés pour la finalité courante.
- L’archivage intermédiaire est isolé des fonctions métier courantes et soumis à des droits restreints. L’archive juridique actuelle utilise une table dédiée dans la même base de données ; elle ne constitue pas un stockage physiquement séparé.
- À l’échéance, les données doivent être supprimées ou rendues anonymes de manière irréversible. Une simple désactivation du compte ne constitue pas une suppression.
- Lorsqu’un garage est responsable de traitement, ses instructions déterminent la durée, sauf durée légale obligatoire ou limite de sécurité imposée par le service.
- Une conservation peut être gelée pour les seuls éléments nécessaires à un contentieux, une demande d’autorité ou un incident de sécurité documenté. Le gel cesse avec son motif.
2. Données dont MH-CORP est responsable
| Catégorie | Conservation active | Archive ou suppression |
|---|---|---|
| Demande de démonstration | Jusqu’à la fin planifiée du rendez-vous ou jusqu’à son passage dans un état terminal : terminé, annulé ou non honoré. | Automatisé : éligible à la purge 24 heures après cet événement. Une copie peut subsister dans une sauvegarde jusqu’à sa rotation, normalement sous 30 jours. |
| Compte et profil utilisateur | Pendant l’existence du compte et jusqu’à la demande de fermeture du garage. | Procédure administrative : export lorsque demandé, puis purge complète du garage. Aucun délai fixe de purge automatique n’est actuellement déclenché par la seule demande de fermeture. |
| Preuve d’acceptation des CGU, de la politique de confidentialité et du DPA | Pendant la relation et sans échéance tant que le compte demeure actif. | Automatisé après purge complète du garage : 5 ans à compter de la date de fin enregistrée. Les anciennes preuves orphelines sans date fiable nécessitent un inventaire et un traitement manuel. |
| Préférences et preuves de prospection | Pendant le compte et jusqu’au retrait du consentement. | Automatisé : 3 ans après le retrait ou après la purge complète du garage. Une réactivation annule l’échéance précédente tant que le consentement demeure actif. |
| Demandes de droits RGPD | Pendant le traitement de la demande. | Politique : preuve de la réponse pendant 3 ans après clôture et suppression immédiate d’une pièce d’identité après vérification. Le suivi automatisé de cette échéance reste à développer. |
| Support et incidents ordinaires | Pendant la résolution de la demande. | Politique : 2 ans après clôture, sauf incident de sécurité ou contentieux. Le ticketing et la purge centralisée correspondante restent à mettre en place. |
| Journaux applicatifs d’audit | Accès restreint pendant 12 mois. | Automatisé : suppression des journaux de plus de 12 mois calendaires. Les journaux du système, du proxy, de la messagerie et des prestataires suivent encore leurs propres réglages à inventorier. |
| Signalement d’une annonce | Pendant l’examen et les échanges ; un signalement ouvert n’est pas purgé. | Automatisé : 12 mois après sa résolution. Un gel juridique motivé, indéfini ou daté, suspend la purge jusqu’à sa levée par un administrateur. |
| Documents comptables de MH-CORP | Pendant l’exercice et la gestion courante. | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. |
| Contrats et correspondances commerciales de MH-CORP | Pendant la relation. | 5 ans à compter de la fin de la relation ou du dernier événement contractuel pertinent. |
3. Données traitées pour les garages
Le garage fixe les durées applicables à ses clients et prospects et doit configurer ou demander la suppression lorsque la finalité prend fin. Les durées suivantes constituent les paramètres par défaut de Carakal et ne remplacent pas une obligation particulière du garage.
| Catégorie | Conservation par défaut | Sort à l’échéance |
|---|---|---|
| Prospect sans vente | Politique du garage, généralement jusqu’à 3 ans après le dernier contact pertinent. | Aucune purge automatique fondée sur le dernier contact n’est actuellement disponible. Le garage doit supprimer ou anonymiser le dossier et conserver séparément la preuve d’une opposition lorsque nécessaire. |
| Client et dossier de vente | Pendant la relation commerciale et la gestion de l’opération. | Suppression des données opérationnelles ; archivage des seuls documents nécessaires pendant leur durée légale. |
| Véhicule et dossier de stock | Pendant la présence en stock et la gestion de la vente, de la reprise ou de l’atelier. | Suppression ou anonymisation selon l’instruction du garage, hors livre de police, factures et preuve d’une opération. |
| Devis et preuve de confirmation d’intérêt | Pendant le suivi de la proposition. | Lors de la purge complète d’un garage, les éléments archivés comme preuves sont assortis d’une échéance de 5 ans calculée à la fin de l’année du document. Aucun mécanisme général ne purge encore les devis expirés d’un garage actif. |
| Factures, avoirs, documents de consignation et CERFA archivés | Pendant la gestion courante. | Lors de la purge complète d’un garage, les éléments légalement nécessaires sont isolés des fonctions courantes avec une échéance de 10 ans calculée à la fin de l’année du document. |
| Livre de police informatisé | Pendant l’utilisation courante du registre. | Lors de la purge complète d’un garage, les écritures nécessaires sont archivées avec une échéance de 10 ans calculée à la fin de l’année de l’écriture. |
| Dossiers d’assurance, garantie ou financement | Pendant la constitution, la transmission et le suivi demandé par le garage. | Le garage doit fixer et déclencher la suppression des données qui ne sont plus nécessaires. La purge automatique par clôture du dossier, notamment des pièces sensibles, reste à développer. Le partenaire applique sa propre politique après transmission. |
| Pièces d’identité, revenus et données bancaires | Uniquement pendant la démarche qui justifie leur collecte. | Suppression sur instruction du garage ou lors de la purge complète du garage. Il n’existe pas encore de purge automatique 30 jours après clôture du dossier ; ce mécanisme est prioritaire avant généralisation des dossiers de financement. |
| Photographies et annonces | Pendant la mise en vente et la diffusion demandée. | Retrait public immédiat sur demande ou sortie de stock ; suppression du stockage selon l’instruction du garage, hors preuve nécessaire. |
| Rendez-vous et agenda | Pendant la préparation et le suivi du rendez-vous. | Suppression ou anonymisation au plus tard 3 ans après le rendez-vous, sauf rattachement nécessaire à un dossier client conservé. |
| Ordres de réparation et documents atelier | Pendant l’intervention et le service après-vente. | Archivage des documents contractuels ou comptables selon leur nature ; suppression des notes opérationnelles devenues inutiles. |
4. Fichiers temporaires, liens et exports
| Élément | Durée maximale | Sort à l’échéance |
|---|---|---|
| Fichier d’import ou export demandé | Durée nécessaire à l’opération. | Le mécanisme transversal de suppression automatique sous 24 heures reste à développer pour tous les types d’export. |
| Téléversement temporaire abandonné | Jusqu’à l’expiration de la session ou de l’invitation. | L’invitation expire, mais l’inventaire et la purge automatique de tous les objets abandonnés sur R2 restent à développer. |
| Lien public de dépôt de documents | 7 jours par défaut, ou durée configurée plus courte. | Le jeton signé expire automatiquement ; les documents déjà déposés suivent la durée du dossier. |
| Lien de devis ou d’offre | Jusqu’à l’expiration définie dans le document, la décision ou la révocation. | Le jeton signé est vérifié côté serveur ; la preuve d’utilisation rejoint le dossier concerné. |
| Flux de calendrier partagé | Jusqu’à révocation ou fermeture du compte. | Le jeton est signé et peut être renouvelé. La rotation automatique périodique et la suppression des anciens jetons restent à développer. |
5. Intelligence artificielle
Les entrées et sorties d’une fonction d’intelligence artificielle suivent la durée du dossier auquel elles appartiennent. Carakal ne doit pas créer un historique séparé illimité des requêtes ou réponses.
Carakal retient la durée de journalisation la plus courte disponible chez chaque fournisseur et l’absence de conservation lorsqu’elle est proposée. Cerebras indique publiquement ne pas conserver les entrées et sorties de son API et ne pas les utiliser pour entraîner ses modèles. En l’absence de DPA et de mécanisme de transfert validés, Cerebras n’est pas autorisé par Carakal à recevoir des données personnelles. Une conservation allant jusqu’à 30 jours chez un autre fournisseur n’est admise qu’après validation contractuelle et pour des données dont la transmission est autorisée.
6. Sauvegardes
Dans l’environnement actuel, les sauvegardes ne disposent pas d’un chiffrement applicatif propre à Carakal. Leur accès est restreint au niveau du système d’exploitation et elles suivent un cycle glissant maximal de 30 jours. Une donnée supprimée de la production peut subsister jusqu’à l’expiration de ce cycle. Le chiffrement au repos et la gestion des clés font partie des exigences retenues pour la future infrastructure OVHcloud.
Après une restauration, MH-CORP doit réappliquer manuellement les demandes de suppression et les échéances intervenues depuis la sauvegarde avant le retour à l’exploitation normale. Aucun registre automatisé de rejeu des suppressions n’existe encore.
7. Fermeture d’un garage
La fermeture fait actuellement l’objet d’une demande suivie par un administrateur. Avant d’exécuter la purge complète, MH-CORP coordonne avec le garage l’export éventuellement demandé. La suppression n’est pas déclenchée par un délai automatique : la demande ne doit être marquée terminée qu’après exécution de la purge et enregistrement de son résultat.
Les données archivées ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées pour le motif ayant justifié l’archive. Elles ne sont plus utilisées pour les fonctions courantes ou la prospection.
8. Demander une suppression
Une personne peut demander la suppression de données en précisant le garage ou le dossier concerné. Lorsque le garage est responsable du traitement, MH-CORP lui transmet la demande et l’assiste. Une obligation légale ou la nécessité de défendre un droit peut empêcher la suppression immédiate de certains éléments ; la personne en est alors informée.