Le document n’a pas besoin d’être long. Il doit permettre aux éditeurs de comprendre votre activité et aux utilisateurs de comparer les offres. Décrivez les opérations et les résultats attendus plutôt qu’une liste de boutons empruntée à un logiciel déjà connu.
Ajoutez une page de vocabulaire lorsque vos équipes n’utilisent pas les mêmes mots. Disponible peut désigner un véhicule présent, prêt à vendre ou prêt à livrer ; marge peut désigner une estimation ou un résultat après frais. Donnez une définition opérationnelle à ces termes. L’éditeur pourra répondre plus précisément et les utilisateurs auront une grille commune. Faites relire ce vocabulaire avant les démonstrations, puis gardez les décisions dans le document final. Cette étape évite de conclure qu’une fonction est couverte alors que chacun imaginait un résultat différent.
Présenter le garage et ses flux
Décrivez stock propre, dépôt-vente, reprises, atelier et équipes, selon votre activité. Nommez les outils actuels et les points de passage entre eux. Ajoutez les appareils et les canaux de vente utilisés. Cette première partie explique le contexte sans imposer un produit. Elle permet à l’éditeur de préciser sa couverture et ses limites. Évitez les données personnelles : des exemples anonymisés et des volumes indicatifs suffisent à préparer les questions, sans transmettre des dossiers clients complets.
Formuler des exigences vérifiables
Remplacez les formulations vagues comme simple ou complet par un résultat concret. Écrivez par exemple que l’administration doit retrouver le véhicule et la version acceptée d’un devis sans appeler le vendeur. Associez chaque exigence à un rôle, un cas et un contrôle. Classez les priorités selon les conséquences d’un écart. Ne demandez pas tout au même niveau. Une exigence indispensable, une amélioration et une préférence visuelle doivent rester distinctes afin que la comparaison ne perde pas son objectif.
Préparer les scénarios de démonstration
Chaque scénario doit comporter début, événement et résultat attendu. Ajoutez au moins une situation imparfaite : dépense tardive, véhicule remplacé, correction ou information manquante. Le tableau fictif peut servir de structure. Les noms et données ne doivent pas reproduire un client réel.
| Cas fictif | Événement | Critère d’acceptation |
|---|---|---|
| Achat VO | Ajout d’un frais après mise en vente | Coût et justificatif retrouvables |
| Prospect | Changement de véhicule proposé | Besoin et historique compréhensibles |
| Document | Condition corrigée avant accord | Version prête à valider |
| Bascule | Import d’un lot pilote | Comptes et montants rapprochés |
Inclure données, services et responsabilités
Définissez ce que vous devez importer, conserver, exporter et transmettre au comptable. Demandez les conditions de modules, utilisateurs, partenaires et diffusion. Carakal accepte JSON, Excel, ODS, CSV, TSV et PDF KeplerVO pour l’import ; vérifiez la couverture des champs avec un lot. Sa diffusion via Ubiflow vise les portails compatibles activés. Son intégration de facturation électronique repose sur SuperPDP, sans que Carakal soit lui-même une plateforme agréée. Ces sujets doivent figurer dans votre demande lorsqu’ils concernent votre configuration.
Prévoir la validation et les décisions ouvertes
Indiquez qui observe les démonstrations, qui vérifie les données et qui tranche les écarts. Réservez une colonne aux sujets confirmés, une aux limites et une aux décisions du garage. Carakal peut être évalué sur stock, CRM, documents, atelier, marge et vitrine avec modules activables. Le cahier des charges doit néanmoins laisser l’éditeur préciser la configuration disponible. À la fin, conservez les réponses et critères d’acceptation : ils serviront au démarrage, puis au contrôle d’exploitation lorsque les utilisateurs prennent le relais.
Les vérifications à mener avant de décider
- Décrire métiers, équipes, appareils et outils actuels.
- Formuler chaque exigence comme un résultat observable.
- Classer priorités et préférences séparément.
- Préparer des scénarios anonymisés comprenant des exceptions.
- Nommer responsables et critères de validation avant l’import.
Questions fréquentes
Combien de pages doit faire le cahier des charges ?
La longueur est secondaire. Quelques pages peuvent suffire si elles décrivent le contexte, les priorités, les scénarios et les contrôles. Un document court et exploitable aide davantage qu’une longue liste de fonctionnalités sans conséquence ni preuve attendue.
Faut-il imposer les écrans attendus ?
Décrivez d’abord l’objectif et le résultat. L’éditeur peut proposer un parcours différent qui répond au besoin. Les contraintes d’interface restent utiles lorsqu’elles découlent d’un usage réel, par exemple les appareils du parc ou la reprise par l’administration.
Qui doit participer à sa rédaction ?
Associez les personnes qui vendent, administrent et préparent les véhicules, selon votre structure. Le responsable du projet organise les priorités. Le comptable peut préciser les données et documents à transmettre, sans transformer le document en demande de remplacement de toute la comptabilité.
Sources et vérifications
Sources consultées le 10 octobre 2026. Les fonctions et conditions des logiciels dépendent des modules et offres activés ; vérifiez votre périmètre en démonstration.
À retenir.
Utilisez votre cahier des charges pour tester Carakal sur les opérations utiles à votre garage. Un document précis rend la comparaison et la bascule plus simples : chacun connaît les résultats attendus, les services retenus et les points restant à confirmer.
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