Un fichier accepté peut encore contenir une mauvaise correspondance ou un montant mal interprété. Le garage doit préparer des données compréhensibles, tester un échantillon et vérifier les liens utiles. Cette étape conditionne la qualité du stock, des documents et du suivi commercial.
Demandez à deux utilisateurs de relire une même colonne sans sa définition. Si leurs interprétations diffèrent, renommez-la ou complétez la documentation avant import. Ce petit contrôle repère les conventions implicites qui se transmettent mal entre outils. Il aide aussi à séparer un problème de fichier d’une limite du mécanisme de reprise proposé.
Définir une ligne et un identifiant
Écrivez ce que représente chaque ligne : véhicule, client ou autre élément. Identifiez les champs qui distinguent les dossiers et ceux qui peuvent manquer. Une immatriculation seule ne doit pas être supposée suffisante pour toutes vos archives. Pour les contacts, cherchez les rapprochements nécessaires avant de créer des doublons. Conservez l’identifiant de la source quand il aide à retrouver les anciens documents. La préparation doit permettre de relier un résultat importé à la ligne d’origine, afin de comprendre rapidement une anomalie.
Donner un sens précis aux colonnes
Séparez prix d’achat, prix de vente, dépense estimée et dépense confirmée. Définissez unités, formats de date et champs obligatoires. Évitez les cellules mélangeant plusieurs informations utiles à des endroits différents. Une colonne intitulée prix ne suffit pas si personne ne sait à quelle opération elle correspond. Faites relire ces définitions par les utilisateurs. Carakal accepte JSON, Excel, ODS, CSV et TSV pour l’import, ainsi que les PDF KeplerVO ; chaque format doit être testé avec ses champs et limites.
Construire un lot avec des anomalies représentatives
Ne choisissez pas uniquement les lignes parfaites. Incluez accents, coordonnées incomplètes, dépense manquante et dossier déjà présent, avec données anonymisées. Le tableau fictif sert à prévoir les contrôles. Relevez les lignes importées, refusées ou nécessitant une décision. L’objectif n’est pas de forcer tout le fichier à passer : il faut comprendre ce qui est repris et ce qui doit être corrigé avant utilisation.
| Cas | Question de préparation | Contrôle après import |
|---|---|---|
| Véhicule proche d’un autre | Quel identifiant les distingue ? | Deux dossiers correctement séparés |
| Client déjà connu | Quelle règle évite le doublon ? | Contact lié à la bonne opération |
| Montant ambigu | Achat ou prix proposé ? | Champ et valeur vérifiés |
| PDF KeplerVO | Quels éléments sont repris ? | Dossier rapproché du document source |
Rapprocher quantités, montants et relations
Comptez les lignes sources et les éléments effectivement repris. Comparez ensuite plusieurs valeurs importantes, puis ouvrez les liens client-véhicule-document. Un total correct peut masquer deux dossiers inversés. Demandez au vendeur de retrouver une relance et à l’administration de vérifier les données qui alimenteront un document. Les archives déjà émises ou acceptées doivent demeurer accessibles sans être réécrites comme de nouvelles opérations. Conservez un journal de contrôle séparant erreur source, règle de correspondance et limite d’import confirmée.
Passer du test à la reprise finale
Après validation du lot, appliquez les corrections au fichier de travail, conservez l’original et définissez le traitement des nouvelles saisies. Testez de nouveau uniquement les cas affectés par un changement de règle. Dans Carakal, activez les modules nécessaires pour que les données soient utilisables dans stock, CRM et documents. La migration complète doit aussi prévoir archives et opérations ouvertes. Un import est terminé lorsque les utilisateurs peuvent expliquer leurs dossiers et que les écarts restants ont une décision, pas lorsque toutes les lignes semblent présentes.
Les vérifications à mener avant de décider
- Définir la nature des lignes et les identifiants de rapprochement.
- Documenter colonnes, unités, dates et finalité des montants.
- Tester des cas imparfaits dans un lot anonymisé.
- Rapprocher quantités puis valeurs et relations métier.
- Conserver original, corrections et décisions avant l’import final.
Questions fréquentes
Quels formats sont prévus pour Carakal ?
Les imports confirmés sont JSON, Excel, ODS, CSV et TSV, ainsi que les PDF KeplerVO. Cette liste décrit des entrées possibles. Testez vos champs et dossiers : elle ne promet pas la reprise universelle de chaque archive ou format PDF d’un autre éditeur.
Un import réussi signifie-t-il que les données sont justes ?
Le message de succès ne remplace pas le contrôle métier. Comptez les éléments, rapprochez les montants et ouvrez les relations entre contact, véhicule et document. Une erreur de champ ou de rattachement peut rester invisible dans un simple total.
Comment traiter les doublons ?
Définissez une règle de recherche et de rapprochement avant import, puis testez les cas ambigus. Ne supprimez pas arbitrairement une ligne qui semble similaire. Les identifiants et documents d’origine doivent permettre de décider quel dossier conserver ou relier.
Sources et vérifications
Sources consultées le 10 octobre 2026. Les fonctions et conditions des logiciels dépendent des modules et offres activés ; vérifiez votre périmètre en démonstration.
À retenir.
Carakal accepte plusieurs formats d’import pour préparer votre parcours VO. Utilisez cette possibilité avec une cartographie de champs et un contrôle de lot : la qualité des données reprises dépend des correspondances, des limites identifiées et de la validation par l’équipe.
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