Changer de logiciel ne consiste pas à transférer indistinctement tous les fichiers. Le garage doit savoir ce qu’il reprendra dans le nouvel outil, ce qu’il conservera ailleurs et où l’équipe travaillera après la bascule. Préparez cette règle avant de commencer les imports.
Prévoyez aussi un changement intervenant après le lot pilote : véhicule vendu, client corrigé ou dépense reçue. Définissez comment ces écarts entre le test et l’import final sont repris. Sans cette règle, des données validées pendant le pilote peuvent redevenir obsolètes. La dernière extraction et son rapprochement doivent correspondre à une date de référence connue par l’équipe.
Délimiter ce qui est nécessaire au premier jour
Listez stock actif, clients utiles, prospects à suivre et documents des opérations en cours. Classez les ventes achevées et archives séparément. La priorité est de rendre le travail possible sans perdre les informations nécessaires à la compréhension d’un dossier. Ne transformez pas une ancienne facture en nouvelle émission pour la faire apparaître dans l’outil. Les documents acceptés, leurs preuves et les pièces d’origine doivent rester identifiables. Demandez les possibilités de reprise et les limites avant de fixer la date de changement.
Nettoyer les données dans une copie de travail
Conservez les exports d’origine et préparez une copie pour les corrections. Définissez identifiants, champs et règles de rapprochement. Cherchez doublons, dates ambiguës et montants sans finalité claire. Carakal accepte des imports JSON, Excel, ODS, CSV et TSV, ainsi que les PDF KeplerVO. Cette compatibilité de formats ne garantit pas la couverture de chaque champ ni la reprise d’un historique complet. Réservez du temps pour un lot pilote et gardez une liste des anomalies résolues ou encore ouvertes.
Faire contrôler un lot pilote par les utilisateurs
Choisissez des dossiers différents : stock propre, dépôt-vente, reprise, prospect et correction documentaire selon votre activité. Comptez les éléments avant et après import, puis ouvrez chaque dossier pour vérifier les liens. Le scénario fictif donne des contrôles simples. Une ligne importée n’est pas validée tant que les montants, parties et documents ne sont pas compris par la personne qui les utilisera.
| Dossier | Contrôle quantitatif | Contrôle métier |
|---|---|---|
| Véhicule actif | Présence et identifiant | Prix, origine et frais |
| Contact à relancer | Contact retrouvé | Besoin et prochaine action |
| Vente en cours | Dossier identifié | Version et paiements utiles |
| Archive | Référence conservée | Original accessible sans réémission |
Décider où finir les opérations ouvertes
Chaque dossier en cours doit avoir une règle : poursuivre dans l’ancien système, reprendre dans le nouveau ou conserver certains éléments en archive. Évitez deux chaînes de documents concurrentes sans responsabilité claire. Définissez aussi le point à partir duquel les nouvelles saisies se font dans Carakal. Les modules stock, CRM, documents, atelier et vitrine doivent être prêts selon vos usages. Vérifiez les services partenaires activés, les canaux de diffusion et l’organisation comptable avant de rendre le nouveau dossier opérationnel.
Préparer la bascule et le suivi des écarts
Nommez un responsable, une personne de contrôle et un interlocuteur pour les questions des utilisateurs. Préparez une liste d’écarts avec dossier, problème, action et décision. Après la bascule, contrôlez les premières opérations plutôt que de considérer l’import comme une validation définitive. Le choix de Carakal doit inclure services tiers, accompagnement et travail interne, même si l’offre publique affiche 0 € par mois. La migration est achevée lorsque l’équipe sait où travailler et retrouve les informations nécessaires, pas seulement lorsque le fichier a été accepté.
Les vérifications à mener avant de décider
- Séparer données actives, opérations ouvertes et archives.
- Conserver les exports d’origine avant nettoyage.
- Tester et rapprocher un lot pilote représentatif.
- Écrire la règle des dossiers en cours et des nouvelles saisies.
- Désigner responsables et suivi des anomalies après bascule.
Questions fréquentes
Peut-on importer tout l’ancien logiciel automatiquement ?
Les formats acceptés ne garantissent pas la reprise de chaque relation, archive ou preuve. Décrivez les données nécessaires et testez plusieurs cas. Conservez les éléments qui ne peuvent pas être restitués complètement dans une organisation d’archives accessible.
Quand arrêter les saisies dans l’ancien outil ?
Définissez une date et une règle selon les dossiers. Les opérations ouvertes peuvent nécessiter un traitement particulier. Évitez que l’équipe crée de nouvelles références simultanément dans deux outils sans savoir lequel porte la suite et les documents.
Qui valide la migration ?
Les utilisateurs doivent vérifier leurs dossiers, tandis que le responsable rapproche les quantités et les montants. L’interlocuteur comptable peut contrôler les éléments de facturation. Une validation collective et documentée réduit les malentendus sur ce qui a réellement été repris.
Sources et vérifications
Sources consultées le 10 octobre 2026. Les fonctions et conditions des logiciels dépendent des modules et offres activés ; vérifiez votre périmètre en démonstration.
À retenir.
Préparez l’arrivée dans Carakal avec un lot pilote et une règle claire pour vos dossiers. La suite web peut réunir votre parcours VO, mais la qualité de la migration dépend aussi du nettoyage, des contrôles et de l’accès préservé aux archives d’origine.
Découvrir le parcours VO Carakal